Was ist die Belegrichtlinie?
Die Belegrichtlinie hilft Ihnen, Belege für Kartentransaktionen systematisch einzufordern:
Fehlende Belege werden sofort in der Oberfläche hervorgehoben
Transaktionen werden nach einer konfigurierbaren Frist als Überfällig markiert
Optional kann eine Automatische Erstattung für überfällige Belege ausgelöst werden (nur für berechtigte Karten)
Dies unterstützt die Einhaltung von Audit- und Steuervorschriften und reduziert den manuellen Aufwand für Finanzteams.
Für wen ist die Belegrichtlinie gedacht?
Admins / Finance: Regeln konfigurieren und Compliance überwachen
Karteninhaber: Belege vor Ablauf der Frist hochladen, um Eskalationen zu vermeiden
Belegrichtlinie einrichten
Aktivieren Sie das Feature-Modul Belegrichtlinie und navigieren Sie zu:
Einstellungen → Richtlinien → Belegrichtlinie
1) Konfigurieren, wann Belege überfällig werden
Unter Überfällige Belege wählen Sie eine oder beide Optionen (jeweils 0–90 Tage):
X Tage nach Transaktionsdatum
X Tage nach Monatsende (gilt für Transaktionen des jeweiligen Monats)
Hinweise:
Standardmäßig ist keine Option ausgewählt – Sie müssen mindestens eine aktivieren, damit die Richtlinie greift.
Bei 0 Tagen wird der Status sofort auf „Überfällig“ gesetzt (Anzeige: Sofort).
Transaktionen, die als Beleg nicht erforderlich oder als Privatausgabe markiert sind, werden nicht überfällig.
2) (Optional) Automatische Erstattung aktivieren
Aktivieren Sie den Toggle Automatische Erstattung und legen Sie fest, nach wie vielen Tagen nach Überfälligkeit die Erstattung erfolgt (Standard: 4 Tage, Maximum: 90 Tage).
Nur Transaktionen mit Karten, bei denen die Einstellung Automatische Erstattung aktiviert ist, sind betroffen. Diese Einstellung ist nur für Karten verfügbar, die mit einem EUR-Konto verknüpft sind, und wird nicht auf Transaktionen unter 0,50 EUR angewendet.
Bei Auslösung wird die Transaktion als Privatausgabe markiert und automatisch erstattet.
Privatausgaben erfordern danach keinen Beleg mehr.
Hinweise:
Nutzen Sie „View enabled cards“, um zur Kartenansicht zu springen, die nach Karten mit aktivierter automatischer Erstattung gefiltert ist.
Der Bereich Automatische Erstattung ist nur verfügbar, wenn das Feature-Modul Company Reimbursements aktiv ist.
3) (Optional) Regeln für „Beleg nicht erforderlich“ definieren
Diese Regeln markieren Transaktionen sofort als Beleg nicht erforderlich, sodass sie von der Überfälligkeitsregelung ausgenommen sind:
Niedrige Beträge: Transaktionen unter einem definierten Betrag (in Ihrer Hauptwährung; andere Währungen werden umgerechnet).
Händler: Definieren Sie bestimmte Händler, deren Transaktionen von der Belegpflicht befreit sind. Ausnahmen können über den Reiter Händler verwaltet werden, indem die Einstellung in den Händlerdetails aktiviert wird.
Funktionsweise
Eskalationsablauf
Fehlend (sofort) – Fehlende Belege werden in der Oberfläche hervorgehoben und in wöchentlichen Erinnerungs-E-Mails aufgeführt.
Überfällig (nach Ablauf der Frist) – Wenn die Frist erreicht ist, wird die Transaktion als Überfällig markiert und der Karteninhaber benachrichtigt (E-Mail + Push-Benachrichtigung).
Automatische Erstattung (optional) – Falls aktiviert, wird die Transaktion nach einer zusätzlichen Verzögerung als Privatausgabe markiert und automatisch erstattet (nur für Karten mit aktivierter automatischer Erstattung).
Sonderfälle & Durchsetzungsregeln
Beleg abgelehnt: Wird ein Beleg abgelehnt (z. B. durch die Buchhaltung), startet der Überfälligkeits-Countdown ab dem Zeitpunkt der letzten Ablehnung neu.
„Beleg nicht erforderlich“ markiert: Dies hebt den Überfälligkeitsstatus auf. Wird die Markierung später zurückgesetzt und es ist kein Beleg angehängt, beginnt der Countdown ab dem Zeitpunkt der Änderung.
„Privatausgabe“ markiert: Dies hebt den Überfälligkeitsstatus auf. Wird die Markierung entfernt und ein Beleg fehlt weiterhin, beginnt der Countdown ab dem Zeitpunkt der Rücksetzung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gilt die Belegrichtlinie für bestehende Transaktionen?
Nein. Die Aktivierung der Belegrichtlinie oder Änderungen daran (z. B. am Überfälligkeitszeitraum) gelten nur für Transaktionen, die nach dem Inkrafttreten der neuen Einstellungen stattfinden.
Betrifft die automatische Erstattung jede Karte?
Nein. Nur Karten, bei denen die automatische Erstattung aktiviert ist, sind betroffen. Bei allen anderen Karten bleiben Transaktionen im Status „Überfällig“, ohne dass eine automatische Erstattung ausgelöst wird.
Wie interagieren überfällige Belege mit der Transaktionsprüfung ?
Wenn das Feature-Modul Transaktionsprüfung aktiviert ist, durchlaufen Transaktionen weiterhin den Prüfprozess und können genehmigt oder markiert werden.
Die Genehmigung oder Markierung überschreibt den Überfälligkeitsstatus nicht. Sie verhindert jedoch, dass die automatische Erstattung ausgelöst wird. Wird die Prüfung zurückgesetzt, greift die Belegrichtlinie erneut und der Erstattungs-Timer läuft weiter.
Kann ich die Überfälligkeit für bestimmte Einkäufe vermeiden?
Ja. Als Admin können Sie Automatisierungsregeln für „Beleg nicht erforderlich“ konfigurieren (nach Betrag und Händler) oder einzelne Transaktionen manuell als „Beleg nicht erforderlich“ markieren.