Kreditkartentransaktionen und Belege können automatisch und in Echtzeit mit Circula synchronisiert werden. Hierzu muss zuvor die Integration zu unserem Partner Circula hergestellt werden.
❗️Voraussetzungen❗️
Einmal aufgesetzt muss die Vorkontierung und der Export ins Buchhaltungssystem in Circula durchgeführt werden, da wir synchronisierte Transaktionen nicht im Buchhaltungsexport in Pliant anführen.
Die Aktivierung der Integration kann nur von Usern mit Administratorrechten in Pliant und Circula durchgeführt werden.
Falls mehre Organisationen in Pliant (und Circula) vorhanden sind, müssen die unten angeführten Schritte für alle Organisationen einmalig wiederholt werden.
Es kann immer nur eine Entität in Pliant mit einer Entität in Circula verbunden werden. Eine Verknüpfung von mehreren Organisationen in Pliant mit einer einzelnen Organisation in Circula ist nicht möglich
Integration aktivieren
Starten Sie die Verknüpfung, indem Sie im Menü unter Einstellungen > Integrationen > Circula auf den Button Circula Verbinden klicken.
Verbindung zwischen Pliant und Circula initiieren
Um die Verbindung einzurichten, muss die Datenübertragung zwischen Pliant und Circula bestätigt werden.
Sie werden anschließend an Circula weitergeleitet, um die Anbindung abzuschließen.
Weiterleitung an Circula bestätigen
Loggen Sie sich in Circula ein
💡 Wenn Sie bereits in Circula eingeloggt sind wird der Login automatisch übersprungen. Stellen Sie jedenfalls sicher, dass Sie in Circula in das Konto eingeloggt sind, welches Sie mit Ihrem Pliant Konto verbinden möchten.Optionale Einstellungen
In den Integrationseinstellungen in Circula können zwei Optionen festgelegt werden. Dies ist optional und kann zu einem späteren Zeitpunkt in Circula bearbeitet werden.Standard-Kreditorennummer für alle Ausgaben, die mit Pliant Karten getätigt werden. Viele Unternehmen verwenden eine zusätzliche Kreditorennummer für Kreditkartentransaktionen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen wird die Kreditorennummer des Einreichers verwendet
Default-User für Nicht-Circula User: Ist ein Mitarbeiter in Pliant aber (noch) nicht in Circula angelegt werden dessen Ausgaben dem Default-User zugewiesen. Somit kann die Reisekosten- und Spesenabrechnung jedenfalls korrekt durchgeführt werden. Wir empfehlen, diese Einstellung vorzunehmen.
Einstellungen in Circula
Die Administration kann nun abgeschlossen werden. Stimmen Sie dem Datentransfer zwischen Pliant und Circula zu. Danach werden Sie zu Pliant zurück geleitet.
Integration zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten
Wenn Sie die Einstellung der Kreditorennummer und/oder des Default User zur Integration zwischen Pliant und Circula zu einem später Zeitpunkt einrichten möchten, können diese von Circula Administrator im Menü unter Integrationen > Kreditkarte vorgenommen werden.
Wichtig Hinweise:
❗Fehlende Ausgaben in Circula❗
Bitte überprüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse des Nutzers oder der Nutzerin sowohl in Pliant als auch in Circula dieselbe ist. Die E-Mail-Adressen müssen übereinstimmen.
Wenn ein Benutzer eine Transaktion in Circula manuell löscht, kann diese nicht erneut von Pliant nach Circula synchronisiert werden. Bitte erstellen Sie in solchen Fällen manuell eine Transaktion in Circula.
Falls dennoch Pliant-Ausgaben in Circula fehlen, kontaktieren Sie bitte unseren Support, um die fehlenden Transaktions- und/oder Belegdaten erneut zu synchronisieren.
❗Ausstehende Ausgaben❗
Pliant-Ausgaben können erst zu einem Ordner oder einer Reise hinzugefügt werden, wenn die Transaktion bestätigt wurde. Sie finden den Status der Transaktion in der Transaktionsliste in Pliant.
❗Kategorien löschen❗
Es ist nicht möglich, Kategorien zu löschen, wenn eine Pliant-Ausgabe noch im Status "Ausstehend" ist.
💡 Selektive Synchronisierung💡
Es ist möglich, spezifsich Karten auszuwählen, deren Transaktionen und Belege mit Circula synchronisiert werden sollen. Bitte kontaktieren Sie unseren Support nach erfolgreicher Einrichtung der Verbindung zwischen Pliant und Circula, um diese Funktion für Ihr(e) Konto bzw. Ihre Konten einrichten zu lassen.