Mit dieser Funktion können Unternehmen die Transaktionen ihrer Mitarbeiter effektiv überprüfen und markieren, wenn sie nicht den Spesenrichtlinien entsprechen. Durch die Transaktionsüberprüfung können Sie eine bessere Finanzkontrolle und Sicherheit in Ihrem Unternehmen gewährleisten.
Aktivierung und Konfiguration
Um loszulegen, aktivieren Sie das Modul „Transaktionsüberprüfung“ unter „Einstellungen“ > „Module“. Nach der Aktivierung können Sie die Überprüfungskriterien und Optionen auswählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Standardmäßig müssen alle Transaktionen, die nach dem 1. des aktuellen Kalendermonats getätigt wurden, überprüft werden. Sie können dies anpassen, indem Sie „Überprüfung auf Transaktionen beschränken, die Teams zugewiesen sind“ aktivieren. Dadurch müssen nicht zugewiesene Transaktionen nicht überprüft werden und werden nicht als solche gekennzeichnet. Sie können die Funktion auch für bestimmte Teams auf der Seite „Teams“ deaktivieren.
Wenn Sie die Option „Pflichtprüfung für Export“ aktivieren, können Transaktionen erst nach vorheriger Genehmigung in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden.
Prüfungsprozess
Teammanager:
In der Karteninhaber-App können Manager die ihrem Team zugewiesenen Transaktionen überprüfen, indem sie unter „Transaktionen“ auf die Registerkarte „Muss überprüft werden“ klicken. Dieser Prozess läuft wie folgt ab:
Transaktionen genehmigen: In der Liste sehen Manager alle Transaktionen ihres Teams, die noch überprüft werden müssen. Durch Klicken auf „Genehmigen“ wird der Überprüfungsstatus der Transaktion geändert und sie wird aus der Aufgabenliste „Muss überprüft werden“ des Managers entfernt.
Transaktionen markieren: Wenn eine Transaktion weitere Aufmerksamkeit erfordert, können Manager sie markieren. Sie können auch Erläuterungen im Notizfeld hinzufügen. Eine markierte Transaktion verschwindet ebenfalls aus der Registerkarte „Zu überprüfen“.
Je nach Konfiguration Ihres Kontos stehen für eine Transaktion verschiedene „Markierungsgründe“ zur Auswahl:
Verstoß gegen Richtlinien: Dies ist der Standardgrund für eine Markierung. Eine Transaktion, mit dem Grund „Verstoß gegen Richtlinien“, ist eine Geschäftsausgabe, die gegen eine interne Unternehmensrichtlinie verstößt. Trotz des Verstoßes gegen die Richtlinie gilt die Transaktion weiterhin als Geschäftsausgabe und wird entsprechend in den Buchhaltungsexporten des Unternehmens erfasst.
Private Ausgaben: „Private Ausgaben“ sind persönliche Transaktionen, die mit einer Pliant-Karte getätigt wurden und nicht im Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten stehen. Diese Ausgaben werden entsprechend in den Buchhaltungsexporten des Unternehmens verbucht. Daher ist der Karteninhaber nicht verpflichtet, Buchhaltungsinformationen oder Belege dafür einzureichen.
Transaktionsstatus ändern: Manager haben die Möglichkeit, eine markierte Transaktion zu genehmigen oder eine genehmigte Transaktion zu markieren, wodurch die Flexibilität im Überprüfungsprozess aufrechterhalten wird.
Überprüfungen zurücksetzen: Bei Bedarf können Manager den Überprüfungsstatus einer Transaktion auf „Muss überprüft werden“ zurücksetzen.
Hinweis: Nutzen Sie unsere Mehrfachauswahlfunktion, um Transaktionen einfach in großen Mengen zu genehmigen oder zu markieren. Überprüfungen können auch ganz einfach unterwegs über die Pliant-Mobile-App durchgeführt werden.
Administratoren und Eigentümer:
Auf der Registerkarte „Muss überprüft werden“ in der Admin-App werden alle Transaktionen aus Ihrem Unternehmen angezeigt, die überprüft werden müssen. Mit den verfügbaren Filtern können Sie relevante Transaktionen ganz einfach ausfindig machen.
Administratoren und Eigentümer können diese Registerkarte verwenden, um Folgendes zu überprüfen
Transaktionen im Namen der Teammanager,
Transaktionen der Teammanager selbst,
Transaktionen ohne Teams.
Weiterverfolgung markierter Transaktionen
Um markierte Transaktionen zu überwachen, navigieren Sie in der Admin-App zur Seite „Transaktionen“ und wählen Sie die Unterseite „Markiert“, um alle ungelösten, markierten Transaktionen anzuzeigen.
Wenn eine markierte Transaktion außerhalb der Pliant-Plattform gelöst wurde, können Administratoren, Eigentümer und Teammanager die private Ausgabe als „Gelöst“ markieren.
Benutzerrollen und Überprüfungsberechtigungen
Diese Funktion richtet sich an vier Benutzerrollen: Manager, Eigentümer, Administratoren und Buchhalter. Administratoren, Eigentümer und Buchhalter können alle Transaktionen überprüfen, einschließlich ihrer eigenen. Manager können jedoch nicht ihre eigenen Transaktionen überprüfen, sondern nur die ihrer Teammitglieder. Administratoren, Eigentümer und Buchhalter überprüfen Transaktionen in der Admin-App unter „Transaktionen“.