Inhaber, Admins oder Buchhalter können in Pliant Kostenstellen anlegen. Aktive Kostenstellen können anschließend in der Vorkontierung genutzt und Transaktionen zugewiesen werden.
Im Menüpunkt Einstellungen > Buchhaltung > Kostenstellen & Kostenträger können Kostenstellen verwaltet werden. In Pliant sind Kostenstellen eng mit Teams verzahnt, d.h. um Kostenstellen zuzuweisen, müssen Sie zuvor ein oder mehrere Teams erstellen. Pro Team kann eine Kostenstelle definiert werden.
Wichtiger Hinweis: Um die Konfigurationsseite aufrufen zu können, stellen Sie bitte sicher, dass Kostenstellen unter Einstellungen > Buchhaltung aktiviert sind.
Einrichtung
Wie können Kostenstellen (Teams) verwaltet werden?
Kostenstellen anlegen
Um neue Kostenstellen anzulegen wird eine neue Kostenstelle einem bestehenden Team zugewiesen.Kostenstellen ändern oder löschen
Um Kostenstellen zu löschen muss die bestehende Zuweisungen zwischen Team & Kostenstelle geändert oder entfernt werden
Sie haben die Möglichkeit die Liste aller Teams/Kostenstellen zu durchsuchen oder über ein Dropdown nach Status (aktiv, inaktiv, alle) zu filtern.
Neue Kostenstelle anlegen (bzw. einem Team zuweisen)
Wichtiger Hinweis: Um eine neue Kostenstelle anzulegen muss zuvor ein Team erstellt werden.
Um eine Kostenstelle anzulegen werden folgende Werte benötigt:
Team
Der Name der Kostenstelle entspricht dem Teamnamen und kann bei der Anlage des Teams frei gewählt werden. Dieser wird nicht in das Buchhaltungssystem übertragen.Kostenstelle
Die angegebene Kostenstelle muss exakt der Nummer entsprechen welche im jeweiligen Buchhaltungssystem hinterlegt ist.
Klicken Sie auf den Button Kostenstelle zuweisen, um eine neue Kostenstelle mit einem bestehenden Team zu verknüpfen. Wählen Sie im Feld Team das zuvor angelegt Team. Definieren Sie anschließend die Kostenstelle (Nummer) und bestätigen Sie mit Klick auf Kostenstelle zuweisen.
Die neu angelegte Kostenstelle ist sofort in Pliant verfügbar und kann einzelnen Transaktionen zugewiesen werden.
Kostenstelle ändern oder löschen
Um Kostenstellen zu ändern, wählen Sie diese in der Liste aller Teams/Kostenstellen aus, überschreiben Sie den bestehenden Wert im Feld Kostenstelle und bestätigen Sie anschließend mit Kostenstellen zuweisen.
Um nicht mehr benötigten Kostenstellen zu löschen, wählen Sie diese in der Liste aller Teams/Kostenstellen aus, löschen Sie den bestehenden Wert im Feld Kostenstelle und bestätigen Sie anschließend mit Kostenstellen zuweisen.
Wichtiger Hinweis: Um Teams zu deaktivieren oder zu löschen navigieren Sie zu Mitarbeiter & Teams > Teams, entfernen Sie alle NutzerInnen und wählen Sie im entsprechenden Kontextmenü Team deaktivieren oder Team löschen.
Automatisierungen
Einmal angelegt, können Teams/Kostenstellen einzelnen Transaktionen zugewiesen werden (siehe hierzu: Vorbereitung von Transaktionen für den Export).
Um diesen manuellen Schritt zu automatisieren, können Teams/Kostenstellen direkt einer Kreditkarte zugeordnet werden. Durch die Zuordnung wird automatisch jeder neuen Transaktion, die mit der entsprechenden Karte getätigt wurde, das verknüpfte Team bzw. die verknüpfte Kostenstelle zugeordnet.
Team bzw. Kostenstelle einer bestehenden Karte zuordnen
Wichtiger Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Teams angelegt und Kostenstellen korrekt verknüpft sind, bevor Sie mit den angeführten Schritten fortfahren.
Navigieren Sie zum Menüpunkt Karten
Wählen Sie die gewünschte Karte aus
Öffnen Sie das Kontextmenü der Karte
Wählen Sie Teamzuweisung anpassen
Im Dialogfenster kann anschließend entweder ein neues Team zugeordnet oder die bestehende Teamzuweisung geändert werden. Wenn Sie eine Teamzuordnung löschen möchten, wählen Sie den Eintrag Kein Team.
Wichtiger Hinweis: Es stehen nur die aktiven Teams zur Verfügung.
Teams/Kostenstellen beim Erstellen einer Karte oder einer Kartenanfrage zuordnen
Beim Ausstellen einer neuen Karte oder bei der Erstellung einer Kartenanfrage kann direkt ein Team bzw. eine Kostenstelle verknüpft werden:
Wichtiger Hinweis: Es stehen nur die aktiven Teams/Kostenstellen zur Verfügung.