Nutzer mit den Rollen Inhaber, Admins oder Buchhalter können in Pliant Kostenträger anlegen. Aktive Kostenträger können anschließend in der Vorkontierung genutzt und Transaktionen zugewiesen werden.
Wichtiger Hinweis: In Pliant werden Kostenträger an manchen Stellen auch als Projekte bezeichnet, da dies einen für Kartennutzer gängigeren Begriff darstellt. Projektnamen sind für die Weiterverarbeitung im Buchhaltungssystem nicht relevant. Im Buchhaltugsexport wird immer die Kostenträgernummer exportiert.
Einrichtung
Im Menüpunkt Einstellungen > Buchhaltung > Kostenstellen & Kostenträger können Projekte/Kostenträger verwaltet werden.
Wichtiger Hinweis: Um die Konfigurationsseite aufrufen zu können, stellen Sie bitte sicher, dass Kostenträger unter Einstellungen > Buchhaltung aktiviert sind.
Wie können Kostenträger (Projekte) verwaltet werden?
Projekte/Kostenträger können angelegt, deaktiviert, reaktiviert oder gelöscht werden. Sie haben die Möglichkeit, die Liste aller Projekte/Kostenträger zu durchsuchen oder über ein Dropdown nach Status (aktiv, inaktiv, alle) zu filtern.
Projekte/Kostenträger anlegen
Um einen neuen Kostenträger anzulegen, werden folgende Werte benötigt:
Projektname
Der Name des Projekts kann frei gewählt werden und wird nicht in das Buchhaltungssystem übertragen.Kostenträgernummer
Die angegebene Kostenträgernummer muss exakt der Nummer entsprechen, welche im jeweiligen Buchhaltungssystem hinterlegt ist.
Klicken Sie auf den Button Projekt hinzufügen, um ein neues Projekt anzulegen. Definieren Sie anschließend Name und Nummer. Das neu angelegte Projekt ist sofort in Pliant verfügbar und kann einzelnen Transaktionen zugewiesen werden.
Projekte/Kostenträger deaktivieren, reaktivieren oder löschen
Um nicht mehr benötigten Projekte/Kostenträger zu deaktivieren, wählen Sie dieses in der Liste aller Projekte/Kostenträger aus und klicken Sie im Dialog Projekt bearbeiten auf Deaktivieren. Anschließend bestätigen Sie die Aktion im folgenden Dialogfenster. Damit ist sichergestellt, dass alle Transaktionen, denen dieses Projekt zugewiesen wurde, auch weiterhin korrekt dargestellt werden. Es ist Nutzer jedoch nicht mehr möglich, dieses Projekt Transaktionen zuzuordnen. Deaktivierte Projekte werden aus der Liste aller Projekte ausgeblendet, können aber über die entsprechende Filteroption angezeigt werden.
Deaktivierte Projekte können jederzeit reaktiviert werden. Klicken Sie hierzu auf das deaktivierte Projekt und bestätigen Sie die Aktion im Dialogfenster mit Klick auf Aktivieren.
Deaktivierte Projekte können gelöscht werden, wenn sie mit keiner Transaktion mehr verknüpft sind.
Automatisierungen
Einmal angelegt, können Projekte/Kostenträger einzelnen Transaktionen zugewiesen werden (siehe hierzu: Vorbereitung von Transaktionen für den Export).
Um diesen manuellen Schritt zu automatisieren, können Projekte/Kostenträger direkt einer Kreditkarte zugeordnet werden. Durch die Zuordnung wird automatisch jeder neuen Transaktion, die mit der entsprechenden Karte getätigt wurde, das verknüpfte Projekt bzw. die verknüpfte Kostenträgernummer zugeordnet.
Projekt bzw. Kostenträger einer bestehenden Karte zuordnen
Navigieren Sie zum Menüpunkt Karten
Wählen Sie die gewünschte Karte aus
Öffnen Sie das Kontextmenü der Karte
Wählen Sie Projektzuweisung ändern
Im Dialogfenster kann anschließend entweder ein neues Projekt zugeordnet oder die bestehende Projektzuweisung geändert werden. Wenn Sie eine Projektzuordnung löschen möchten, wählen Sie den Eintrag Kein Projekt.
Wichtiger Hinweis: Es stehen nur die aktiven Projekte/Kostenträger zur Verfügung.
Projekt/Kostenträger beim Erstellen einer Karte oder einer Kartenanfrage zuordnen
Beim Ausstellen einer neuen Karte oder bei der Erstellung einer Kartenanfrage kann direkt ein Projekt/Kostenträger verknüpft werden:
Wichtiger Hinweis: Es stehen nur die aktiven Projekte/Kostenträger zur Verfügung.